Privatlivspolitik for Columna Gymnastikforeningen Aale - Hjortsvang

Ændret 10. januar 2024 Aale - Hjortsvang  Columna Gymnastikforening 

Dataansvar 
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
 
  • Formand: Kirsten Kristensen, Honum Skovvej 20, 8762 Rask Mølle, tlf. 20870230
    bakkehuset@hotmail.dk
  • Kasserer: Betty Ellebæk, Roloddet 12 Aale, 7160 Tørring, tlf. 28720463
    betty@ellebaek.net
  • Sekretær: Helle Hudecek, Mosevej 3 Aale, 7160 Tørring, tlf.25670002
    mail@mosevej3.dk
Behandling af personoplysninger 
Vi behandler følgende oplysninger
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato/betalingsdato, telefonnummer, fødselsår og e-mailadresse

Oplysning om instruktører
Kontaktoplysninger, som adresse, telefonnummer og e-mailadresse Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, som CPR-nr.

Her indsamler vi oplysninger fra

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen), indberetning af data til DGI.

Formålene
Formålet med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav herunder folkeoplysningsloven.
  •  Levering af varer og ydelser du har bestilt.
  • Administration af din relation til os
Formålet med behandling af oplysninger på instruktører:
  • Håndtering af instruktørernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Overblik over og forbedring af instruktørernes og ledernes erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
  • Samarbejde med Horsens- og Hornsyld Columna Gymnastikforeninger
Administration af din relation til os
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og instruktører til disse, for at instruktørerne kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også ̊ i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperiode alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet eller lønnet instruktør.

Medlemmer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere og instruktører
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ledere og instruktører 
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af ret regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som instruktører til statistik og lignende, så ̊ længe de har historisk værdi

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig
  • Retten til at blive oplyst om behandling af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse 
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så ̊ fald ændringer eller sletning så ̊hurtigt som muligt
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.