Privatlivspolitik for Columna Gymnastikforening Horsens
ændret 24. maj 2018 Columna Gymnastikforening Horsens dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
Formand: Birgitte Mikkelsen, Næsset 28, 8700 Horsens, Tlf.: 61 28 87 09, e-mail: mikkel28@stofanet.dk
Kasserer: Birte Bentsen, Klarinetvej 34, 8700 Horsens, Tlf.: 30 45 40 58, e-mail: kasserer-horsens@columna-gymnastik.dk
Sekretær: Tove Straarup, Sydvestvej 8, 8700 Horsens, Tlf.: 42 54 06 04, e-mail: tove@fam-straarup.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende oplysningerMedlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato/betalingsdato, telefonnummer, fødselsår og e-mailadresse
Oplysning om instruktører
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
CPR-nr.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund Lovlige grunde til behandling er særligt
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
Indberetning af data til DGI
Formålene
Formål med behandling af medlemsoplysninger
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på instruktører:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation
i foreningen
Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og
trænere til disse, for at instruktører kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud
fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperiode alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som instruktør.
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophør af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af ret regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig
Retten til at blive oplyst om behandling af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.