Privatlivspolitik for Columna Gymnastikforening Horsens

Privatlivspolitik for Columna Gymnastikforening Horsens 

ændret 24. maj 2018 Columna Gymnastikforening Horsens dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

Formand: Birgitte Mikkelsen, Næsset 28, 8700 Horsens, Tlf.: 61 28 87 09, e-mail: mikkel28@stofanet.dk

Kasserer: Birte Bentsen, Klarinetvej 34, 8700 Horsens, Tlf.: 30 45 40 58, e-mail: ​kasserer-horsens@columna-gymnastik.dk​​​

Sekretær: Tove Straarup, Sydvestvej 8, 8700 Horsens, Tlf.: 42 54 06 04, e-mail: tove@fam-straarup.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende oplysningerMedlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato/betalingsdato, telefonnummer, fødselsår og e-mailadresse

Oplysning om instruktører

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse

CPR-nr.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund Lovlige grunde til behandling er særligt

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

Indberetning af data til DGI

Formålene

Formål med behandling af medlemsoplysninger

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Levering af varer og ydelser du har bestilt

Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på instruktører:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation
i foreningen

Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og
trænere til disse, for at instruktører kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud
fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger
også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.


Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.


Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperiode alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som instruktør.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophør af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af ret regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi


Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig

Retten til at blive oplyst om behandling af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.